Kontrat Lojistiğinde Gizli Risk: Nakit Akışı Planlaması

Bir operasyon hayal edin: Depolarınız ağzına kadar dolu, araçlar sürekli dolu-dolu çalışıyor, personel verimliliği çok yüksek. P&L tablonuz da çok iyi: ciro yüksek, kâr yüksek, kârlılık yüksek. Ancak cuma günü finanstan şu mesajı alıyorsunuz: “Bu hafta x M kadar açığımız var”

Bu sahne 3PL dünyasında sandığımızdan çok daha sık yaşanıyor. Çoğu zaman bunun kaynağı ne kötü yönetim ne de verimsizlik. Nedeni şu: kontrat lojistiğinin doğası, nakit akışının operasyondan bağımsız planlanmasını gerektirir.

Kontrat lojistiğinde  operasyonun kalp atışı ile finansın nefes alması hiç bir zaman aynı ritimde değildir. Bu uyumu yönetmek 3PL dünyasında varlığını sürdürmenin ta kendisidir.

2 FARKLI SAAT VE BUNLARIN UYUMU

Kontrat lojistiğinin temelinde “önce yatırım yap, sonra hizmet ver, en son tahsil et” düşüncesi yatar.

Bir depo operasyonuna başlarken önce depoyu kiralarsınız, sonra içine raf yatırımı yaparsınız ve hizmet vermeye başlarsınız. Personel 1 Ocak’ta çalışmaya başlar, araçlar o gün yola çıkar, yakıtlar o gün alınmaya başlanır. Kısaca tüm maliyetler işe başladığınız anda ya topluca oluşur ya da hemen oluşmaya başlar. Ama hizmet faturasını Ocak ayı sonunda düzenlersiniz. Ödeme ise 30, 45 hatta 60 gün sonra gelir. Aradaki fark sessizce sizin omuzlarınıza biner.

Buna karşın “iş yapıyoruz, kâr ediyoruz” diyenler de vardır. Haklıdırlar. Ancak P&L o gün banka hesabınızı doldurmaz, sadece müşterinizden gelecek ödeme doldurur. Ödeme zamanlaması, çoğu zaman müşterinin finansman döngüsüne, muhasebe takvimine, bazen de yazılım güncellemesine bağlıdır. Bunların hiçbiri sizin kontrolünüzde değildir.

BÜYÜME, RİSK MİDİR?

Dikkatli yönetilmediği takdirde büyüme risk oluşturur. Bu risk her zaman operasyonda hatalı fiyatlar verilmesi değildir. Bazen de nakit akışının doğru planlanamadığı zamandır.

Yeni müşteri aldığınız zaman ilk olarak ekibi kuracaksınız, depo kiralayacak, donanım, raf, ekipman yatırımlarını yapacak ve operasyonu devreye alacaksınız. Bu yatırımlar için parayı size tahsilattan ortalama 60 gün önce harcamaya başlayacaksınız. Bu nedenle dikkatli davranmazsanız, işiniz büyürken nakit ihtiyacınız artacak ve  nakit pozisyonunuz cironuza yetişemeyecek.

SÖZLEŞME İÇİNE GÖMÜLÜ TUZAKLAR

Kontrat lojistiğinde nakit akışını bozan sadece ödeme vadesi değildir. Sözleşmelerin satır aralarına gizlenmiş bazı maddeler bu riskin yanına çarpan olarak eklenir:

Bunlardan biri hacim garantisidir. Müşteri size bir öngörü ile yatırım yaptırırken hacim garantisi vermemesi, işlerimiz zaten yüksek demesi vb. durumlar bunun en temelidir. Burada müşteri maliyetini kendisi için değişken hale getirirken sizin için sabit bırakmaya çalışmaktadır. Aylık 10.000 paletlik depo yatırımı yaptığınıza palet sayısı 5.000’e düşünce sizin sabit maliyetinize katlanmaya devam edeceksiniz.  Diğer tuzak ise faturalama ve ödeme döngüleridir. Bazı firmalar ay kapanınca tek fatura almak isterler. Bu ortalama ilave 15 günlük vade demektir. Bazı firmalar ise 2 haftada 1 ödeme planlıyoruz diyerek ilave 1 haftalık vade almaktadırlar.

Bu hususlar ticari hususlar olduğu için avukatınızdan değil kendinizden destek almalısınız:

Sözleşme müzakeresi yalnızca fiyat ve hacim değildir. Faturalama ve ödeme takvimi her iki taraf için de bir maliyet unsurudur. Bilinçli masaya oturan bir firma, bir adım önde başlar.

PLANLAMA: EN ETKİLİ SİLAH

Bu riskleri yönetmek için elbette bazı seçenekler var: Kredi limitleri, faktoring, nakit avans vb. Bunlar bunları proaktif planlama ile değil de reaktif olarak kullanırsanız, beklediğinizden daha yüksek maliyet ödersiniz.

Etkili nakit planlaması için elimizde üç seçenek vardır: Tahsilat modellemesi, yükümlülük haritalaması ve senaryo simulasyonu. Tahsilat modellemesinde kullanacağımız veri sözleşme verisi değil müşterinin davranışından elde ettiğimiz ödeme zamanıdır. Yükümlülük haritalamasında kullanacağımız veriler; kira, tedarikçi, personel, SGK, vergi vb. yükümlülüklerimizi ne zaman yerine getirmemiz gerektiğidir. Senaryo simulasyonunda ise temel sorumuz “en büyük 3 müşterim 30 gün geç öderse ne olur” sorusudur.

SONUÇ: GÖRÜNMEZ RAKİP

Gözümüz hep dışarıda. Rakiplerimiz ne yapıyor, hangi müşteriye ulaşalım, sektör nereye gidiyor. Hep bir benchmarking içindeyiz. Ama en tehlikeli rakibiniz çoğu zaman dışarıda değil kendi tablolarınızda gizlidir. Nakit akışı açığı sessizce büyür. Büyüme döneminde, ilk çeyrekte, müşterileriniz sizden memnunken bile. Operasyonel mükemmellik, finansal kırılganlığı örtmez. Ama doğru finansal planlama, operasyonel gücü sürdürülebilir kılar.

Bir sonraki sözleşme görüşmesinde, sadece fiyatların olduğu sayfaya değil, faturalama ve ödeme takvimine de dikkatlice bakın. Orada da bir rekabet sahası var.