Mektup birleştirme – MS Word
Elle yazarak kendi el yazınızla davet etmek isterseniz ayrı ama binlerce isme özel davetiye hazırlarken MS Word’ün kolaylıklarından faydalanmak gerek. Bunun için MS Word’de Şablonunuzu hazırladıktan sonra aşağıdaki adımları kullanarak excel’deki bir listeyi kullanarak binlerce sayfayı tek seferde yazıcıya gönderebilirsiniz. Örnek olarak aşağıdaki uygulamada birden fazla gönderene ait birden fazla kişiye mektup zarfı hazırlanmıştır. Listemiz aşağıdaki gibidir.
| Gönderen | Adı Soyadı | Adresi | Posta Kodu | İlçe | İl |
| İbrahim Koç | Ahmet Darı | A Caddesi B Sokak No:23 | 34364 | Kadıköy | İstanbul |
| İbrahim Koç | Ali Cem | A Caddesi B Sokak No:24 | 34364 | Kadıköy | İstanbul |
| İbrahim Koç | Burhan Sert | A Caddesi B Sokak No:25 | 34364 | Kadıköy | İstanbul |
| Abdullah Salih | Ali Mert | A Caddesi B Sokak No:26 | 34364 | Kadıköy | İstanbul |
| Abdullah Salih | Salim Sarıçam | A Caddesi B Sokak No:27 | 34364 | Kadıköy | İstanbul |
| Abdullah Salih | Abdullah Sadıkoğlu | A Caddesi B Sokak No:28 | 34364 | Kadıköy | İstanbul |
Zamandan kazanmak için aşağıdaki adımları takip ediyoruz.
Gelen ekranda istediğiniz türde bir şey seçebilirsiniz. Ben mektuplar seçtim ve ileri’yi tıkladım.
İleriyi tıklayınca size şablon seçimi soracaktır. Biz mevcut belgeye yazacağımız için geçerli belgeyi kullan dedim.
Seçimleri excel dosyasındaki listeden yapacağımız için Gözat’ı tıklıyoruz. İstersenin Outlook kişilerinden de seçebilirsiniz.
Excel dosyasını seçtikten sonra aşağıda görüldüğü gibi dosyanın içeriği gelecektir. Buradan göndermek istediklerinizi seçebilir, filtreleyebilir veya sıralayabilirsiniz.
Neyin nerede yer alacağının seçimi geliyor sırada. Bunun için aşağıdaki adımları takip ediyoruz.
İlk olarak imleci sayfa üzerindeki ilgili yere konumlandırdıktan sonra hangi alanı ekleyeceksek onu “Birleştirme Alanlarını Ekle” adımından seçiyoruz.
Seçimlerin dışında araya metin de ekleyebilirsiniz. Yukarıda gördüğünüz gibi «Gönderen» kısmı bir veri alanına işaret etmektedir.
Ekranda bunları sonuçları itibariyle görmek isterseniz aşağıdaki adımı takip edebilirsiniz.
Veriler arasında dolaşmak için yukarıda işaretli ileri-geri butonlarını kullanabilirsiniz.
İleri-geri yaptıkça ekrandaki exceldeki satır değerlerine göre ekrandaki yazılar değişecektir.
Yazdırmak için aşağıda işaretli adımları takip edebilirsiniz.
Oysa siz kayıtların tamamını yazdırmak istemeyebilirsiniz. Bunun için geçerli kayıt veya belli bir aralıktaki kayıtları yazdırabilirsiniz.
Resimdeki seçimde sadece ekrandaki kayıt yazdırılacaktır.
Umarım bir gün işinize yarar da zamandan kazanmış olursunuz.
Madem MS yapmış biz neden kullanmayalım.